Projectplan regionale samenwerking Oost-Vlaanderen
Visie rond regionale samenwerking
Binnen onze organisatie streven we voortdurend naar verbetering en efficiëntie. In samenwerking met onze kantoorverantwoordelijken werken we daarom al geruime tijd aan het optimaliseren van de samenwerking binnen en tussen de kantoren. Een belangrijke stap in dit proces is de samenvoeging van onze kantoren in grotere regio-entiteiten.
Waarom deze regionale samenvoeging?
De keuze om kantoren samen te voegen in regio-entiteiten is een strategische beslissing met als doel een sterkere en efficiëntere organisatie te creëren. Op vraag van de HVW wijzigde de reglementering, wat zorgde voor een betere herverdeling van dossiers en een makkelijkere samenwerking over de kantoorgrenzen heen. Deze verandering brengt verschillende voordelen met zich mee:
1. Meer flexibiliteit in het verdelen van taken en middelen
Door de krachten te bundelen binnen grotere regio’s, kunnen medewerkers en middelen flexibeler worden ingezet. Zo kan de werkdruk beter worden verdeeld en kan er sneller worden ingespeeld op de veranderende behoeften binnen de organisatie.
2. Efficiëntieverbetering door beter afgestemde processen
Door kantoren samen te voegen en processen beter op elkaar af te stemmen, kunnen we efficiënter werken. Taken en verantwoordelijkheden worden helder verdeeld waardoor de dienstverlening wordt verbeterd.
3. Betere samenwerking tussen de kantoren
Door de fysieke en organisatorische afstand tussen kantoren te verkleinen binnen een regio, wordt samenwerking gestimuleerd. Medewerkers kunnen makkelijker kennis en ervaringen delen, wat leidt tot een sterkere teamgeest en betere dienstverlening.
4. Uniformiteit in werkwijzen en procedures
Een grotere regio-aanpak betekent ook dat we werkprocessen kunnen standaardiseren en harmoniseren. Dat zorgt voor meer duidelijkheid binnen de organisatie en maakt het gemakkelijker om kwaliteit en consistentie te waarborgen in alle kantoren.
Feedbackmomenten
Na het voorleggen van de plannen aan de medewerkers en leidinggevenden, voerden we periodieke feedbackmomenten in. Daardoor blijft iedereen betrokken en is het proces transparant. Deze momenten stellen ons ook in staat om zorgen of nieuwe inzichten vroegtijdig te detecteren en het project indien nodig bij te sturen.
Implementatieplan
Na de besluitvorming is het van cruciaal belang om een gedetailleerd implementatieplan op te stellen. Dit plan zal duidelijke stappen, verantwoordelijkheden en tijdlijnen bevatten, zodat de nieuwe regionale samenwerking effectief kan worden gerealiseerd en alle medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht.
Samenwerking als sleutel tot succes
We voelen duidelijk de noodzaak om ons te verenigen en slaan daarom elke dag de handen in elkaar met de beste intenties. Toch zijn we ook maar mensen en kunnen we jammer genoeg niet toveren. Het tekort aan menselijke middelen is en blijft onze gezamenlijke beperking. Maar daar bestaat maar één oplossing voor, namelijk onze krachten bundelen.
Samenwerken om beter te doen, dat is de sleutel. Daarvoor hebben we allemaal de moed nodig om de grens van de “ik-mentaliteit” te overschrijden en een open dialoog aan te gaan met elkaar. We moeten bereid zijn om verantwoordelijkheden op te nemen, elk binnen zijn eigen kennis en kunnen, en om te streven naar verbetering.
Als we dit gezamenlijk doen, wint uiteindelijk iedereen, maar vooral de klant. En dat is ons uiteindelijke doel, toch?
Pieter Sentrie – ORG
Sandra Van Huffel – HVW Regio Oost-Vlaanderen
“Ik startte als nieuwe medewerker meteen in de regiowerking, dus ik ken eigenlijk niet anders. De kick-off was een leuke gelegenheid om de collega’s te leren kennen. In kleine werkgroepen bespraken we samen de werking. Een groot pluspunt is de samenwerking tussen de verschillende kantoren. Als er ergens achterstand is, helpt iedereen om die weg te werken. Dit komt niet alleen ons ten goede, maar ook de klanten. Zij kunnen nu afspraken maken bij verschillende kantoren, en zowel telefoons als e-mails worden door iedereen behandeld.”
Merel Desmadryl – HVW Gent
“Ik zie het regioverhaal als een natuurlijke evolutie door de vernieuwde werking binnen de RVA en het jarenlange solidariteitsverhaal binnen de HVW. Werken vanop afstand heeft ons geleerd dat we goed kunnen samenwerken voor en met andere kantoren. Er zijn nog enkele praktische punten om aan te pakken, maar de geest van solidariteit is bij de meeste collega’s reeds verruimd naar ‘onze’ provincie.”
Els Stevens – HVW Aalst
“Het is heel leuk om met een groot team samen te werken en elkaars draagkracht zo te vergroten. Het geeft ademruimte. Ik voel bij iedereen veel enthousiasme over de vernieuwingen en de mogelijkheden voor de toekomst. De HVW is zich steeds meer aan het digitaliseren en het werken over de kantoorgrenzen heen lukt steeds beter. Ook de klanten lijken tevreden: ze worden sneller geholpen en we krijgen steeds vaker complimenten.”
Laura Vander Eecken – HVW Gent
“De medewerkers die instaan voor de verwerking van de C2’s kregen als eersten de vraag om meer te gaan samenwerken. Dat was in het begin wat wennen. Problemen of onduidelijkheden die je anders overlegt met je collega’s, werden plots voor alle kantoren reëel. Het werd al snel duidelijk dat het belangrijk is om afspraken te maken zodat een print op eenzelfde manier wordt verwerkt. Tot op heden worden nog afspraken, wijzigingen en werkwijzen besproken. Doordat de kantoren samenwerken en elkaar helpen, hebben we onze achterstand sterk kunnen inhalen. Als een kantoor het even niet alleen aankan, wordt er hulp ingeroepen. Als team werken is heel belangrijk, alleen zo kan de samenwerking met elkaar goed verlopen.”
Linda Desmet – HVW Gent
“Ik vond het heel spannend om als procesverantwoordelijke toelaatbaarheid aan de slag te gaan in het regioverhaal. We hadden al langer een nauwe samenwerking met de kantoren uit Oost-Vlaanderen dus dat voelde al comfortabel aan, maar de invulling van de functie was soms wat zoeken. Waar liggen de noden en hoe kan ik de collega’s daar het best in bijstaan? We hebben ons in de eerste maanden vooral gefocust op de praktische zaken zoals het afstemmen van de verschillende werkwijzen. Nu willen we de omschakeling maken en kijken hoe we dossierinhoudelijk samen onze kwaliteit kunnen verbeteren. Het is heel fijn om te voelen dat iedereen aan dezelfde kar trekt om de regiowerking te doen slagen. De drie kantoren werken zo goed als mogelijk in harmonie samen zodat we de klanten gelijke kansen kunnen geven. Ik kan me niet inbeelden dat we nu zouden terugkeren naar hoe het vroeger was!”
Hannelien Decroos – HVW Gent
“We wisten dat het een uitdaging zou worden om alle medewerkers op één lijn te krijgen. Dat bleek inderdaad de grootste moeilijkheid, maar naarmate het project vorderde, verliep de samenwerking steeds vlotter. Er is een sterke communicatie tussen zowel de regioverantwoordelijke en de teamleaders als tussen de collega’s onderling, waardoor problemen snel en efficiënt worden aangepakt.
De procesverantwoordelijken hebben onze werkprocedures zo uniform mogelijk uitgewerkt en dat werpt duidelijk zijn vruchten af. Kortom, ik denk dat we dit pilootproject als zeer positief kunnen beschouwen en geloof er sterk in dat dit de toekomst is voor de volledige HVW.”
Christophe Debbaut – HVW Gent
“In het begin waren er heel veel vragen over het verdere verloop. Door de goede samenwerking tussen de kantoren en de gemaakte afspraken (rond betaling, toelaatbaarheid, verificatie…) verloopt alles redelijk vlot. Als er zich een probleem voordoet, wordt dit gezamenlijk overlegd om tot een oplossing te komen.”
Xavier Minne – HVW Gent
“Regio Oost-Vlaanderen is zeker een voorbeeld voor de toekomst. Het is wel noodzakelijk om verschillende kantoren te behouden zodat de werklast en toestroom van klanten verspreid blijft. We mogen niet vergeten dat bij aanvang drie aparte kantoren hun eigen werking en manier van aanpak hadden. Collega’s hebben bepaalde gewoontes aangenomen waardoor dit een proces is van geven en nemen.
Over de werking ben ik tevreden want de klant wordt sneller geholpen. Het is zeer positief dat er makkelijker kan worden bijgesprongen en je merkt dat een achterstand sneller wordt weggewerkt bij drukke periodes.”
Thomas Boterbergh – HVW Aalst
