Een klantgericht onthaal
Het maakt een wereld van verschil voor onze klant wanneer een kantoorbezoek vlot verloopt. Een klantvriendelijk en klantgericht onthaal is echter niet vanzelfsprekend, daarom zetten we in op het verbeteren van onze (informatie)voorzieningen. Door continu te streven naar optimalisering en professionalisering van het klantenonthaal, proberen we onze klant zo goed mogelijk te verwelkomen en te begeleiden. De installatie van specifieke brievenbussen en digitale informatieschermen vergemakkelijken het kantoorbezoek.
Duurzame brievenbussen in onze kantoren
In juni 2024 gaven een aantal teamverantwoordelijken te kennen dat ze graag wilden dat klanten de documenten die nodig zijn om hun dossier samen te stellen of om hun betaling uit te voeren zouden kunnen deponeren in een beveiligde ruimte binnen onze kantoren.
De afdeling ORG speelde die vraag door aan de dienst Gebouwen, die al snel reageerde met het voorstel om de planken van meubels van het oude kantoor in Leuven te hergebruiken om daar interne brievenbussen van te maken. Die brievenbussen zouden dan in de wachtzalen van de uitbetalingsbureaus kunnen worden geplaatst.
Vier maanden later installeerden we de nieuwe brievenbussen (made in HVW) in de kantoren van Antwerpen, Charleroi, Eupen, Gent, Hoei, Leuven, Mechelen, Namen, Verviers en Zottegem.
Een mooi voorbeeld van hoe we onze waarden “samenwerking” en “duurzaamheid” toepassen!
Franck Parrod – FIN
Jennifer Demolder – ORG
Nieuwe schermen: een digitaal en informatief onthaal
Midden 2024 startten we met een samenwerkingsproject om informatieschermen te installeren in onze kantoren. De noodzaak kwam voort uit onze vernieuwde visie: klanten proactiever en duidelijker informeren.
Samenspel tussen afdelingen
Een vergadering genaamd ‘Informatieschermen in de kantoren’ bleek de start van een waar samenspel tussen onze diensten ORG, CoSI, ICT en FIN. Elke afdeling vormde een aparte schakel in een goed werkend geheel. Deze intensieve samenwerking resulteerde in de ontwikkeling van een innovatief Digital Signage-systeem, een systeem ontworpen om de communicatie en informatievoorziening te optimaliseren.
ICT startte een grondig marktonderzoek naar geschikte Digital Signage-software, rekening houdend met een beperkt budget en de aankoop van compatibele televisietoestellen. Eind 2023 werden er al 50 geschikte informatieschermen aangekocht. Vanaf de lente van 2024 is de dienst Gebouwen begonnen met de plaatsing van de schermen in de wachtzalen van onze kantoren. Voor de installatie en configuratie van het systeem was een zorgvuldige coördinatie tussen de verschillende diensten noodzakelijk. Na het installeren van de tv-schermen kon ICT gerecyclede ‘Wyse Thin Clients’-computers ombouwen tot mediaspelers en die nadien plaatsen en configureren. Zo konden de presentaties voorzien en beheerd door de dienst Communicatie op een professionele manier worden getoond.
Dankzij de gezamenlijke inspanningen van alle betrokken diensten is het Digital Signage-systeem nu voor 75% operationeel in verschillende HVW-kantoren. Het systeem biedt een moderne en efficiënte manier om informatie te delen en de communicatie met de klanten binnen alle kantoren te verbeteren. In 2025 zullen we verder werken aan de implementatie ervan.
Betere informatievoorziening en efficiëntere werking
De digitale informatieschermen vervangen de papieren affiches in de wachtzalen. Die evolutie zorgt niet alleen voor een opgeruimdere omgeving, maar draagt ook bij aan een efficiëntere communicatie. Bovendien sparen we geld uit omdat we minder papier hoeven te gebruiken.
Het digitaliseren van informatie in de kantoren zorgt voor een continue en actuelere informatiestroom. Belangrijke updates en nieuwigheden worden sneller gecommuniceerd waardoor onze klanten steeds op de hoogte zijn van de laatste info of extra info wanneer ze hun kantoor bezoeken. Op die manier blijft iedereen up-to-date en dat komt de interne werking ten goede.
Concreet tonen de schermen essentiële informatie over de werking van onze organisatie. De inhoud varieert van openingsuren en contactmogelijkheden van kantoren over promotie- en communicatiecampagnes (bv. elektronische controlekaart) tot updates over de laatste nieuwigheden (bv. centraal telefoonnummer). Die info kan het kantoorbezoek vergemakkelijken en de klant ondersteunen.
Plannen voor de toekomst
In een steeds meer gedigitaliseerde wereld is deze stap een logische keuze voor de HVW. Inmiddels zijn al meer dan 20 kantoren voorzien van de nieuwe informatieschermen en werden al 37 schermen geïnstalleerd. De installatie van de overige schermen staat op de planning voor 2025.
Paulien Huyghe – CoSI
Maarten Panis – FIN
Rudy Vercaigne – ICT
