Lancering project intranet
Opstart en infoverzameling
We hebben in 2024 de eerste stappen richting ons nieuwe intranet gezet. De server van het huidige intranet had een upgrade nodig en aangezien de huidige software ook niet langer ging worden ondersteund, moest er een nieuwe versie worden geïnstalleerd. Bijgevolg werd de keuze gemaakt om een andere technologie toe te passen voor ons intranet en te kiezen voor slechts één platform binnen onze organisatie. Zo hoeven we maar één platform te onderhouden voor twee verschillende doeleinden:
- Informatie aanbieden, hierbij is het niet de bedoeling dat onze medewerkers de informatie kunnen wijzigen (luik Intranet).
- Bestanden delen, hierbij is het eventueel de bedoeling dat meerdere medewerkers de informatie kunnen wijzigen (luik Horizon).
In het voorjaar zijn we gestart met het verzamelen van de inzichten van onze kantoormedewerkers via ons Spot.com-netwerk om zo de structuur van het nieuwe intranetplatform te bepalen.
Structuur en teksten
Vervolgens werd er op basis van de huidige organigrammen een algemene structuur van de hele organisatie in kaart gebracht. Die structuur werd geverifieerd en gecorrigeerd door de verschillende afdelingen. Zo zal het nieuwe intranet worden opgedeeld in de volgende overkoepelende categorieën:
- Ik bij de HVW: alle informatie en typedocumenten voor de medewerkers van de HVW.
- Mijn organisatie: een overzicht van alle afdelingen met een duidelijke omschrijving van hun takenpakket en een overzichtelijk organigram.
- Communicatie: alle communicatiemiddelen binnen de organisatie op één centrale pagina.
- Mijn toepassingen: een opsomming van alle toepassingen die worden gebruikt.
Eenmaal we een zicht hadden op de structuur, werden de nodige teksten opgesteld in samenwerking met de verschillende afdelingen. Het doel van het nieuwe intranet is om alle informatie duidelijk en eenvoudig weer te geven voor onze medewerkers op een gecentraliseerde locatie.
Connectie over grenzen heen
Naast een duidelijk overzicht van alle informatie en een transparante kijk op de verschillende aspecten van onze organisatie, leggen we ook graag de nadruk op samenwerking en connectie tussen collega’s over de grenzen heen. Onze medewerkers krijgen namelijk een eigen interactief profiel waarmee ze kunnen reageren op berichten, feedback kunnen sturen, voorstellen kunnen doen en foto’s kunnen delen.
Gezien de nood aan een upgrade van het huidige platform hopen we het nieuwe intranet te lanceren in het voorjaar van 2025.
Paulien Huyghe – CoSI
