Digitalisering van personeelsdossiers
Lancering van het project
De afgelopen twee jaar zijn we bij HRM druk bezig geweest met het digitaliseren van personeelsdossiers. We hebben grote stappen gezet op het gebied van digitale transformatie, met als resultaat dat we digitale personeelsdossiers hebben geïmplementeerd. Het project is ondertussen afgerond en sinds eind mei 2024 hebben zowel onze medewerkers als het HRM-team toegang tot hun personeelsdossiers in Kiwi, de selfservicetoepassing voor onze medewerkers.
Digitale transformatie
De overgang van papieren naar digitale personeelsdossiers betekende ook een grote verandering in onze manier van werken. Waar we vroeger afhankelijk waren van een fysiek, papieren archief om dossiers in te kijken, kunnen we de informatie nu eenvoudig en snel raadplegen. En dat waar en wanneer we maar willen. Medewerkers kunnen nu hun eigen dossier raadplegen zonder een afspraak te moeten maken of naar het archief te moeten gaan. Dat vergemakkelijkt niet alleen de toegang tot belangrijke informatie, maar versterkt ook de betrokkenheid en controle die medewerkers over hun eigen gegevens hebben.
Bovendien kunnen de HRM-medewerkers sneller en efficiënter werken doordat alle documenten op één centrale, digitale locatie worden bewaard. Verder is de samenwerking tussen de diensten binnen HRM ook enorm verbeterd aangezien we nu allemaal gelijktijdig toegang hebben tot dezelfde informatie en we transparanter tewerk kunnen gaan.
Tot slot kunnen medewerkers hun arbeidscontracten of getekende brieven gemakkelijker terugvinden. Bij het verlies van een bepaald document kunnen ze altijd nog een digitale back-up terugvinden in hun personeelsdossier.
GDPR-naleving
Een van de grootste prioriteiten tijdens ons project was de bescherming van de persoonlijke gegevens van onze medewerkers. We hebben ervoor gezorgd dat het systeem voldoet aan de strengste privacywetgeving, inclusief de GDPR. Onze medewerkers kunnen er dus op vertrouwen dat hun gegevens veilig worden bewaard en alleen toegankelijk zijn voor henzelf en specifieke HRM-medewerkers.
Regelmatige check
Om alle dossiers up-to-date te houden en correct te verwerken, voeren we regelmatig controles uit. Zo voorkomen we dat documenten worden toegewezen aan de verkeerde persoon en zorgen we ervoor dat de GDPR wordt nageleefd.
Digitale toekomst
De succesvolle afronding van de digitalisering van onze personeelsdossiers markeert een belangrijk moment in onze digitale transformatie. Dit project heeft niet alleen de efficiëntie, maar ook de toegankelijkheid verbeterd voor iedereen. We zijn er bovendien van overtuigd dat deze digitalisering een belangrijke basis vormt voor toekomstige ontwikkelingen binnen onze organisatie.
Elena Kolberger – HRM
