Bestuursplan: de prioritaire acties
De HVW stelt elk jaar zijn zogenaamd bestuursplan op. Dit is het jaarlijkse managementplan van de organisatie waarin de strategische en operationele acties voor het komende jaar worden bepaald. In 2024 gebeurde dat binnen een uitdagende context.
Het bestuursplan 2024 vloeit voort uit de zesde generatie bestuursovereenkomst tussen de Belgische federale Staat en de HVW. Door het beperkte budget, deels door de late goedkeuring, waren we genoodzaakt om prioriteiten te stellen. De HVW bleef niettemin vastberaden om de continuïteit van haar kerntaken te garanderen en tegelijk verder te bouwen aan structurele verbeteringen op het vlak van de processen en dienstverlening.
De acties en initiatieven in het bestuursplan werden onderverdeeld in vier complementaire perspectieven die verschillende invalshoeken bieden op de HVW: leren & groeien, klanten, interne processen en financiën. Dankzij deze methode belichtten we niet enkel de financiële aspecten, maar besteden we ook aandacht aan de ontwikkeling van medewerkers, de tevredenheid van klanten en de efficiëntie van de interne werking.
Een betere dienstverlening voor klanten
Op het vlak van dienstverlening gaven we prioriteit aan een betere telefonische bereikbaarheid. Die verbeterde bereikbaarheid levert niet alleen directe voordelen op voor de klanten die de HVW telefonisch contacteren, maar vermindert ook de druk op andere communicatiekanalen. Concreet voerden we een centraal telefoonnummer (02 225 25 25) en een overflow-systeem in en werkten we aan het project Reotel-24.
We vinden het bovendien belangrijk dat niemand uit de boot valt bij de digitale transitie. Daarom maakten we de Connectoo-opleiding verplicht voor al onze medewerkers. Verder zorgden we voor de nodige communicaties rond de digitalisering van de controlekaart voor tijdelijke werkloosheid. De papieren versie is namelijk niet meer in gebruik sinds 1 januari 2025.
Efficiëntere interne processen
We werkten aan een herziening van de bedrijfsarchitectuur en IT-strategie van onze organisatie. De huidige applicaties en processen worden geanalyseerd en geoptimaliseerd om de HVW efficiënter en flexibeler te laten werken.
Daarnaast focusten we op het harmoniseren van onze digitale samenwerkingstools. Dankzij het project ‘Samenwerking’ worden digitale tools efficiënter ingezet. We organiseerden gerichte opleidingen voor medewerkers en stelden binnen elke afdeling ambassadeurs aan om de overstap te begeleiden.
We besteedden ook extra aandacht aan de interne controle en risicobeheersing en richtten een Risicocomité op. Verder voerden we kwartaalrapportages in om processen strakker op te volgen en risico’s beter te beheren.
Leer- en groeiperspectief: leiderschap en organisatieontwikkeling
Een van de belangrijkste acties was de invoering van TEAMForce, het nieuwe leiderschapsmodel dat inzet op gedeeld leiderschap en samenwerking met Trust, Empowerment, Autonomy, Motivation en Feedback als kernwaarden. Met dit model wil de HVW de samenwerking en besluitvorming binnen onze organisatie versterken.
Daarnaast organiseerden we in het voorjaar een strategisch seminarie waarin de langetermijnvisie van de HVW werd bepaald. De strategische prioriteiten werden verfijnd en afgetoetst aan de noden van zowel onze medewerkers als onze klanten.
Tot slot startten we met de uitwerking van een strategisch gebouwenplan. Dat plan moet zorgen voor een efficiëntere en duurzamere werkomgeving en bijdragen aan een klantvriendelijker onthaal.
Duurzaam financieel beheer
Gezien de budgettaire beperkingen blijft schuld- en crediteurenbeheer een belangrijk aandachtspunt. We zetten daarom verder in op automatisering en gegevensuitwisseling om de schuldopvolging sneller en efficiënter te laten verlopen.
Bovendien trachtten we een strikte opvolging van de aanbevelingen van de bedrijfsrevisor en het Rekenhof te garanderen. De focus lag hierbij op een transparante boekhouding en een efficiënter beheer van financiële processen.
Blik op de toekomst
Het bestuursplan weerspiegelt een duidelijke strategie: inzetten op de kernprioriteiten en tegelijkertijd gericht bouwen aan een moderne, efficiënte en klantgerichte organisatie. Ondanks de financiële uitdagingen blijft de HVW zich inzetten om de dienstverlening en interne werking te verbeteren.
Door te focussen op leiderschap, digitalisering, procesoptimalisatie en financieel beheer, maakte de HVW in 2024 werk van een duurzame en toekomstgerichte organisatie.
Lisa Potters en Thibaut De Keyser – CoSI
